Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética para el Auditor en el INTEP

DENOMINACIÓN, PROPÓSITO Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA INTERNA

INTRODUCCIÓN

El Estatuto de Auditoría Interna es el documento formal donde se establece el propósito, la autoridad y la responsabilidad de la auditoría interna en el INTEP y se determinan también las responsabilidades que los distintos actores de la organización tienen frente a la auditoría interna. Contribuye a obtener todo el beneficio potencial de la función de auditoría en términos de su aporte a la gestión de riesgos, control y gobierno y al mejor aprovechamiento de los recursos de auditoría al enfocarla en los temas relevantes.

Entender a la Auditoría Interna como una valiosa herramienta de gerencia, es el primer paso para obtener todo el beneficio de una actividad que le puede ayudar a la entidad a identificar y gestionar oportunamente los riesgos, para asegurar el cumplimiento de los objetivos y responder efectivamente ante fenómenos como la corrupción o la ineficiencia en el desarrollo de los procesos.

Muchas de las oficinas de control interno o auditoría interna se enfrentan a situaciones que evidencian la materialización de este riesgo, por ejemplo, cuando se les asigna actividades que no están relacionadas con el rol que deben cumplir o cuando su función se ve limitada sólo a cumplir informes de ley; cuando no se recibe el respaldo y los recursos requeridos para realizar su trabajo, cuando se les restringe el acceso a la información, personas o procesos requeridos para realizar las auditorías o consultorías; cuando su dependencia jerárquica las coloca en una posición que afecta su independencia y objetividad y no se les da acceso a la alta dirección.

La principal causa de este riesgo es que no se ha comprendido el rol, la alta Dirección, y muchas veces los mismos auditores, no entienden a la Auditoría Interna como una valiosa herramienta de gerencia, que le puede ayudar a la entidad a identificar y gestionar los riesgos para asegurar el cumplimiento de los objetivos, por el contrario se identifica como quien debe ejecutar una función policiva, como un requisito de ley que hay que cumplir, como “un mal necesario”.

La base para la elaboración de este documento fue el Marco Internacional para la Práctica Profesional de la auditoría interna (MIPP), del instituto de auditores internos (las cuales se referencian en cada numeral, con el fin de que se pueda consultar la norma internacional relacionada), así como algunos estatutos de entidades que ya han logrado certificar su proceso de auditoría bajo normas internacionales y las lecciones aprendidas durante el proceso de implementación y desarrollo del proceso de auditoría interna, para obtener la certificación en normas internacionales de auditoría, otorgada por el instituto internacional de auditores internos (IIA).

DENOMINACIÓN

Para todos los efectos legales se denomina Control Interno al conjunto de actividades, operaciones y actuaciones realizadas con independencia para el mejoramiento institucional y el cumplimiento de los objetivos previstos de la organización.

PROPÓSITO DE LA AUDITORÍA INTERNA:

El propósito de la auditoría interna en la entidad, consiste en prestar servicios de aseguramiento (evaluación) y consulta (enfoque hacia la prevención) con total independencia y objetividad, con el fin de agregar valor y mejorar las operaciones del INTEP.

En este sentido, la actividad de auditoría interna debe contribuir al logro de los objetivos estratégicos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado en la evaluación y mejoramiento de los procesos, la gestión de riesgos e idoneidad de los controles en la entidad.

ALCANCE DE LOS SERVICIOS DE AUDITORÍA INTERNA

El alcance del ejercicio de la auditoría interna comprende la verificación de la existencia, nivel de desarrollo y grado de efectividad del control interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad, la evaluación de la gestión del riesgo, la asesoría permanente y la formulación de recomendaciones con alcance preventivo, que permitan al INTEP la toma de decisiones oportunas frente al quehacer institucional y la mejora continua.

 

DEL AUDITOR INTERNO, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDADES DE LA AUDITORÍA INTERNA

En concordancia con la misión asignada a la actividad de auditoría interna del Instituto de Educación Técnica Profesional de Roldanillo, Valle – INTEP, ejercida por la Oficina de Control Interno.

Además de las funciones previstas en el artículo 12 de la Ley 87 de 1993, el responsable de la oficina de Control Interno tiene las siguientes responsabilidades:

1. Preparar un Plan General de Auditoría utilizando una metodología apropiada basada en el riesgo, el cual será presentado al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno para su revisión y aprobación. Incluir las expectativas de la Alta Dirección de la Institución.
2. Implementar el Plan General de Auditoría una vez aprobado, incluyendo si se estima apropiado, cualquier proyecto o tarea especial requerida por la Alta Dirección.
3. Aprobar la ejecución de consultorías que no afecten la independencia de la actividad de auditoría, ni la objetividad de los auditores y que no entren en conflicto con las normas de auditoría interna del IIA.
4. Considerar en la elaboración de la planeación de los trabajos de auditoría el alcance de los trabajos de otros auditores internos, de auditores externos y de entes de control, así como de actividades de auto control y control que se Ileven a cabo en el Instituto, con el objetivo de optimizar la eficacia, los recursos y la cobertura.
5. Establecer criterios para detectar la posibilidad de ocurrencia de fraude en los procesos evaluados, y notificar oportunamente los resultados de dichas evaluaciones a la Alta Dirección, y a otras partes interesadas establecidas en la Ley.
6. Realizar las auditorías que determinen las normas legales aplicables, sin perjuicio de la independencia que rige la actividad de auditoría interna.
7. Presentar los reportes periódicos exigidos por la ley sobre el estado del Sistema de Control Interno en el INTEP. 
8. Coordinar la relación con entes de control externos, de conformidad con la normatividad vigente.
9. Comunicar oportunamente a Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y a la Rectoría los requerimientos de recursos y las limitaciones para el desarrollo del plan de trabajo.
10. Adoptar las políticas, procedimientos, metodologías y demás herramientas requeridas para el cumplimiento de las funciones de la actividad de auditoría interna.
11. Emitir informes periódicos a los responsables de los procesos, a la Rectoría y a organismos de control y/o vigilancia, sobre los resultados obtenidos de las evaluaciones realizadas y el cumplimiento de la normatividad legal aplicable.
12. Informar a la Rectoría y al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, sobre las tendencias del entorno, prácticas exitosas y criterios de medición en materia de control interno y auditoría interna que agreguen valor e impacten al Instituto.
13. Generar conceptos o recomendaciones que la Rectoría solicite acerca de procesos de control, teniendo cuidado de mantener la objetividad y la independencia, y sin asumir en ningún momento responsabilidades de gestión que son propias de la Alta Dirección.
14. Comunicar el plan y los requerimientos de recursos de la actividad de auditoría interna, incluyendo los cambios provisionales significativos, al representante legal y al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno para su revisión y aprobación. También se debe comunicar el impacto de cualquier limitación de recursos.
15. Evaluar en forma independiente el sistema de control interno, la gestión de riesgos de la entidad y proponer recomendaciones para mejorarlos.
16. Establecen un proceso de seguimiento para evaluar que los planes de mejoramiento producto de las auditorías se han gestionado adecuadamente y verificar la eficacia de las acciones implementadas. Del resultado del seguimiento informara a la Alta Dirección y al Comité Institucional de Coordinación de Control lnterno.
17. Informar al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, cuando la auditoría interna identifique incumplimientos o materialización de riesgos que impactaron negativamente a la entidad y al cumplimiento de sus objetivos y recomendar al directivo responsable adelantar la investigación administrativa pertinente e informar de los resultados al proceso disciplinario y/o instancias correspondientes para las acciones que se requieran.
18. Evaluar el riesgo sobre posibles actos de corrupción y como la organización gestiona este riesgo. La entidad definirá las estrategias necesarias para la prevención, detección y respuesta a riesgos sobre posibles actos de corrupción.
19. Fomentar el desarrollo de la cultura del control, basada en la ética y los valores de la Institución.
20. Asistir a los comités en los cuales sea invitado (con voz, pero sin Voto) y/o mantenerse informado de los mismos, con el fin de brindar desde su perspectiva y conocimiento, opiniones fundadas -no vinculantes- sobre cómo se pueden resolver problemas identificados (ventajas y desventajas) que permitan a la administración reflexionar y facilitar la toma de decisiones.
21. Brindar opinión y generar alertas sobre el impacto que puede generar la entrada en vigor de nuevas regulaciones y disposiciones normativas.
22. Asesorar a los líderes de procesos en el establecimiento de planes de mejoramiento, y servir de facilitador al auditado, cuando sea requerido, sobre metodologías para el establecimiento de causas, acciones o controles efectivos que resuelvan las causas identificadas, ajustadas a las capacidades y necesidades de la Institución.

 

INDEPENDENCIA, RESERVA Y AUTORIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA

INDEPENDENCIA Y OBJETIVIDAD

La oficina de control interno mantiene una posición de independencia, con respecto a las actividades que evalúa, no asume responsabilidades sobre la ejecución de operaciones, no ejecuta trabajos distintos de la actividad de auditoría interna. Esto implica que en ningún caso podrá el funcionario responsable de Control Interno participar en los procedimientos administrativos de la Institución, a través de autorizaciones o refrendaciones y no tiene autoridad ni competencia sobre las áreas de la Institución salvo para el seguimiento y control en la implementación de las mejoras y recomendaciones.

Se mantendrá libre de cualquier injerencia de la Institución que pueda comprometer su independencia y objetividad en el desarrollo de los trabajos. Esto incluye la definición, alcance, procedimientos, frecuencia, cronograma o contenido de los informes de auditoría.

Deberá poseer el mayor nivel de objetividad profesional al reunir, evaluar y comunicar información sobre la actividad, proceso, proyecto o área evaluada y realizar una adecuada y razonable evaluación de todas las circunstancias, y no permitir influencias indebidas por sus propios intereses o por el de otros en la formación de sus juicios.

La actividad de auditoría interna debe ser independiente y los auditores internos deben ser objetivos en el cumplimiento de su trabajo. Para asegurar la independencia y la actitud mental objetiva, la actividad de auditoría interna estará libre de la interferencia de cualquier persona de la organización, incluidas cuestiones como la selección de auditorías, el alcance, los procedimientos, la frecuencia, la duración o el contenido del informe de auditoría.

Los auditores internos no tendrán ninguna responsabilidad operativa directa o autoridad sobre ninguna de las actividades auditadas. En consecuencia, ellos no podrán diseñar o implementar los controles internos, desarrollar los procedimientos, instalar sistemas, gestionar los riesgos o dedicarse a cualquier otra actividad que pueda alterar su juicio.

Los auditores internos deben exhibir el más alto nivel de objetividad profesional al reunir, evaluar y comunicar información acerca de la actividad o proceso examinado.

Los auditores internos deben hacer una evaluación equilibrada de todas las circunstancias pertinentes y no ser indebidamente influenciados por sus propios intereses o por otros en la formación de sus juicios.

Comunicar a la Alta Dirección los resultados de la auditoría y demás procesos de competencia de la oficina de control interno.

DE LA RESERVA DEL AUDITOR INTERNO

El auditor interno en su actividad de auditoría interna deberá manejar la información que le sea otorgada de manera confidencial y la misma no deberá ser divulgada sin la debida autorización quedando sujeto a las normas legales que amparan esta reserva. En desarrollo de sus actividades, deberá observar lo dispuesto en el Código de Ética del auditor interno adoptado por la Oficina de Control Interno del INTEP, el cual hace parte de la presente Resolución.

AUTORIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA

Los auditores internos con estricta responsabilidad, confidencialidad y la salvaguarda de la información y de los registros, están autorizados a:

• Establecer frecuencias, seleccionar temas, determinar alcances de trabajo y aplicar las técnicas requeridas para cumplir los objetivos de auditoría.
• Accedes a todos los registros, información, bases de datos, personal y bienes del INTEP que sean necesarios para lograr el objetivo y alcance de la auditoría, incluso aquellos bajo el control de terceros.
• Solicitar la colaboración necesaria del personal en las áreas de la entidad en las cuales se desarrollan las auditorías, así como de otros servicios especializados propios y ajenos a la organización.
• Desarrollar pruebas de vulnerabilidades técnicas y humanas que permitan identificar potenciales riesgos para la organización que comprometan la confidencialidad e integridad de la información y recursos de la organización.

Los auditores internos no están autorizados a:

• Desempeñar tareas de naturaleza operativa o de coordinación que son responsabilidad de la administración.
• Iniciar o aprobar transacciones ajenas a la Oficina de Control Interno.
• Realizar auditorías en las que pudieran tener conflictos de interés.
• Dirigir las actividades de cualquier empleado de la organización que no sea de la Oficina de Control Interno, con la excepción de los empleados que hayan sido asignados apropiadamente a los equipos de auditoría o a colaborar de alguna forma con los auditores internos.
• Gestionar los riesgos de la organización, con excepción de la gestión de los riesgos correspondientes a la actividad de auditoría interna.

IMPEDIMENTOS DE LOS AUDITORES

Cuando en el curso de una auditoría surgiese un conflicto de interés para el auditor, este deberá declararlo, sin perjuicio de que el funcionario pueda ser recusado. Los conflictos que surjan en materia de conflicto de intereses deberán ser absueltos por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

VALOR PROBATORIO

La oficina de control interno realizará informes de auditoría e informes de ley, los cuales tendrán valor probatorio para efectos de responsabilidad disciplinaria, fiscal, penal de acuerdo con el Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011.

 

CÓDIGO DE ÉTICA DEL AUDITOR

PROPÓSITO

EI Código de Ética de Auditoría Interna del INTEP, tiene como propósito promover una cultura ética en el ejercicio de la auditoría interna en la entidad.

La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la Institución. Ayuda a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistémico para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno corporativo.

Por lo anterior, es necesario y apropiado contar con un código de ética para la realización de la auditoría interna, ya que ésta se basa en la confianza que se imparte.

Con el presente Estatuto, también se adopta el Código de Ética de la actividad de auditoría interna, que se aplicará a todos los profesionales que proveen servicios de auditoría en el INTEP, con el propósito de promover una cultura ética en el ejercicio de la auditoría interna en la entidad.

APLICACIÓN Y CUMPLIMIENTO

EI Código de Ética se aplicará a las personas que desempeñan la auditoría interna en el INTEP. Su incumplimiento será evaluado y administrado de conformidad con los estatutos y diferentes reglamentos institucionales. EI hecho de que una conducta particular no se halle contenida en las reglas de conducta, no impide que esta sea considerada inaceptable o como un descrédito para la Institución y para la auditoría interna, y en consecuencia, puede hacer que se someta a un proceso de actuación disciplinaria sin que se desconozca o vulnere el derecho de defensa y el debido proceso.

PRINCIPIOS

Se espera que los auditores internos de la Institución apliquen y cumplan los siguientes principios:

1. Integridad: La integridad de los auditores internos establecerá confianza y dará la base para confiar en su juicio.
2. Objetividad: Los auditores internos exhibirán el más alto nivel de objetividad profesional al reunir, evaluar y comunicar información sobre la actividad o proceso a ser examinado. Los auditores internos harán una evaluación equilibrada de todas las circunstancias relevantes y forman sus juicios sin dejarse influir indebidamente por sus propios intereses o por otras personas.
3. Confidencialidad: Los auditores internos respetarán el valor y la propiedad de la información que reciben y no divulgarán información sin la debida autorización a menos que exista una obligación legal o profesional para hacerlo.
4. Competencia: Los auditores internos aplicarán el conocimiento, aptitudes y experiencia necesarios al desempeñar los servicios de auditoría interna.

REGLAS DE CONDUCTA

En la labor de auditoría interna se aplicarán las siguientes reglas:

1. Integridad: Los auditores internos desempeñarán su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad.
2. Respeto: Respetarán las leyes y divulgarán lo que corresponda de acuerdo con la ley guardando las características de buen trato hacia los auditados.
3. Ausencia de actos ilegales: No participarán con conocimiento en actividades ilegales o de actos que vayan en detrimento de la profesión y/o de la auditoría interna o de la Institución.
4. Objetividad: Los auditores internos no participarán en ninguna actividad o relación que pueda perjudicar su evaluación imparcial. Esta participación incluye aquellas actividades o relaciones que puedan estar en conflicto con los intereses de la Institución.
5. No aceptación: No aceptarán dádivas que puedan perjudicar su juicio profesional y/o su desempeño objetivo e imparcial.
6. Comunicación: Divulgarán a la instancia superior todos los hechos materiales que conozcan y que, de no ser divulgados, pudieran distorsionar el informe de las actividades sometidas a revisión.
7. Confidencialidad: Los auditores internos serán prudentes y reservados en el uso y protección de la información adquirida en el transcurso de su trabajo.
8. No utilización de información: No utilizarán información para su lucro personal o de alguna manera que fuere contraria a la ley o en detrimento de los objetivos legítimos y éticos.
9. Responsabilidad: Los auditores responderán por los perjuicios causados en el uso inapropiado de la información que conozcan.
10. Competencia: Los auditores internos participarán sólo en aquellos trabajos para los cuales tengan los suficientes conocimientos, aptitudes y experiencia. Por ello desempeñarán todos los servicios de auditoría interna de acuerdo con las normas para la práctica profesional de la actividad y mejorarán continuamente sus habilidades y la efectividad y calidad de sus servicios.

 Ver Resolución No. 544 (16 de junio de 2020), Por medio de la cual se adopta el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética para el Auditor en el Instituto de Educación Técnica Profesional de Roldanillo, Valle – INTEP.