Acuerdo No. 011 (08 de marzo de 2002)
Por el cual se aprueba la Tabla de Retención Documental presentada por el Instituto de Formación Técnica Profesional Roldanillo, Valle.
Tabla de Retención Documental
OBJETIVO
Facilitar y suministrar oportunamente, la documentación que reposa en el Archivo Central del INTEP, a la comunidad institucional, entes externos y demás usuarios que hagan uso de este servicio.
ALCANCE
Este procedimiento inicia con el acceso a la consulta y préstamo de documentos y termina con el control estadístico de consulta o préstamo de documentos, en sus diferentes modalidades.
Uno de los Procesos de apoyo del Sistema de Gestión de la calidad, del Instituto de Educación Técnica Profesional de Roldanillo, Valle INTEP, es el de Gestión Documental, que presenta este instructivo, con los requisitos para la elaboración, y control de todos los documentos que integran el sistema; el cual ayudará a todo el personal relacionado a entender de manera clara la forma de realizar, aprobar y controlar los documentos.
Desde el proceso P12 GESTIÓN DOCUMENTAL, y con el ánimo de instruir sobre los procedimientos para organizar y archivar la documentación que reciben y generan de diferentes unidades académicas y administrativas del INTEP, se coloca al alcance de las secretarías, asistentes, auxiliares, encargados de archivos de gestión y coordinadores o jefes de oficina «EL MANUAL PARA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN» actualizado e integrado al Sistema Integrado de Gestión, cuyo objetivo es capacitarlos al respecto, unificando criterios y lineamientos de aplicación general que permitan mejorar el desempeño de las tareas documentales en cada una de las Dependencias.
Ver P12-M-01 Manual para la Organización de Archivos de Gestión del INTEP.
Nombre o título de la categoría de información
Nombre o título de la información
Idioma
Medio de conservación y/o soporte
Fecha de generación de la información
Nombre del responsable de la producción de la información
Nombre del responsable de la información
Objetivo legítimo de la excepción
Fundamento constitucional jurídico o legal
Excepción total o parcial
Plazo para la clasificación o reserva
La Ley 594 de 2000 en el Título V. establece en su Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico): producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
Para dar cumplimiento a la reglamentación y atender las necesidades de nuestros clientes, proyectar una imagen positiva y dar ejemplo de desarrollo en la región, se implementó en el INTEP el siguiente Programa de Gestión Documental que busca, tratar correctamente la documentación, para hacer más fácil su gestión y satisfacer los requerimientos de nuestros usuarios.
Númers de páginas: 39 págs.
Ver Programa de Gestión Documental – PGD.
Ver Resolución No. 1246 Programa de Gestión Documental del INTEP.
El Instituto de Educación Técnica Profesional de Roldanillo, Valle INTEP en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivo y considerando los “Principios Generales” de la Ley 1712 de 2014- Ley de Transparencia – Acuerdo 001 de 2024 – Acuerdo Único de la Función Archivística, se define criterios técnicos y jurídicos para la implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones y del Derecho de acceso a la Información Pública y al Decreto 1080 de 2015, del Ministerio de Cultura, Instrumentos archivísticos para la gestión documental; presenta el Plan Institucional de Archivos-PINAR; resultado de un proceso, desarrollado en el INTEP en la oficina de Archivo, que busca la participación, Intervención y articulación permanente de la alta dirección, la colaboración de la Coordinación de Infraestructura Tecnológica, Oficina de Planeación, y todos los productores de la información, entre otros.
El presente Plan Institucional de Archivos – PINAR, se elabora siguiendo lineamientos del Archivo General de la Nación, en su estructura, metodología, marco legal y técnicas, permitiendo entregar un instrumento útil que apoye a la alta dirección del INTEP, para la planificación de los procesos de archivos con la integración, mejora, seguimiento y evaluación de los programas, proyectos y planes estratégicos de la Institución.
El presente plan está dirigido a los diferentes niveles jerárquicos del Instituto de Educación Técnica Profesional de Roldanillo, Valle-INEP, tanto docentes de tiempo completo como empleados, incluyendo contratistas, que, en razón de sus funciones, recibe y produce documentos y que, como entidad pública, deben cumplir con normas técnicas y jurídicas para los procesos de creación, gestión, organización y conservación de los archivos.
Ver Plan Institucional de Archivos – PINAR.
